REPUBLIKA.CO.ID, BOGOR -- Setiap individu pasti memiliki arsip. Dokumen yang suatu saat bisa dibutuhkan pemiliknya, baik itu ijazah, sertifikat dan sebagainya. Demikian juga sebuah institusi. Setiap institusi memiliki arsip vital yang tidak tergantikan.
Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Arsip sangat berguna bagi suatu institusi antara lain berisi informasi untuk pengambilan keputusan, juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah. Arsip juga dapat menjadi pertanggungjawaban manajemen serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi.
Menurut UU No 43/2009 tentang Kearsipan, pasal 1, ayat 4, Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Untuk itu, Kepala Unit Arsip IPB University, Drs B Mustafa MLib berikan tips mengelola arsip vital kantor.
Menurutnya, penting mengenali apa itu arsip vital. Identifikasi jenis arsip vital yang dimiliki. Misalnya SK pendirian departemen, struktur organisasi, susunan pengelola dan lain-lain. “Setelah itu buatlah daftar arsip vitalnya dan simpan di tempat aman yang mudah terjangkau,“ jelasnya dalam rilis yang diterima Republika.co.id.
Lebih lanjut dikatakannya, “Tentukan siapa yang punya hak akses ke arsip vital tersebut (yang mengetahui tempat penyimpanannya, isinya dan memegang kuncinya). Untuk pengamanannya, bisa disimpan di dalam tas, dalam lemari dan dalam map plastik, agar tidak diserang rayap. Namun agar arsip tidak lengket ke plastik jika disimpan lama maka antara arsip dan plastik diberi lapisan kertas. Kalau terjadi bencana (kebakaran,banjir, gempa bumi dan lain-lain) siapa saja yang bertanggungjawab mengamankan arsip tersebut. Setelah bencana, siapkan program/tindakan perbaikan arsip kalau ada yang rusak.”
Oleh karena itu, ia menyarankan sebaiknya semua arsip vital dibuatkan softcopynya yang sudah dilegalisasi dan diauthentikasi. “Tentu saja arsip vital dapat pula dititipkan dengan menggunakan jasa penitipan dokumen di bank,” jelasnya.
Ikuti Whatsapp Channel Republika