Pemkot Yogya Buat Inovasi Arsip Digital Dilengkapi Sistem Suara

REPUBLIKA.CO.ID, YOGYAKARTA -- Pemerintah Kota (Pemkot) Yogyakarta melalui Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) melakukan inovasi dengan membuat arsip digital yang dilengkapi dengan sistem suara.

Inovasi itu berupa pengelolaan arsip secara digital untuk arsip fisik yang dilengkapi sistem suara sesuai barcode, guna menunjukkan lokasi arsip tersimpan. Inovasi arsip digital ini dibuat dengan tujuan memudahkan pencarian dokumen fisik Izin Mendirikan Bangunan (IMB).

Baca Juga

Plt. Kepala DPMPTSP Kota Yogyakarta, Octo Noor Arafat mengatakan, ada aplikasi yang juga dibuat untuk menjalankan sistem tersebut. Cara kerja inovasi arsip digital ini, yakni dengan mengelompokkan dokumen fisik IMB per kecamatan dan kelurahan di rak penyimpanan.

Arsip IMB kemudian diberi label satu persatu, yang mana setiap pengelompokan arsip tersebut dipasang perangkat yang dilengkapi sistem suara dan lampu. Octo menuturkan, sistem perangkat itu menggunakan teknologi chip.

"Teknisnya masukan nomor IMB yang perlu dicari ke sistem arsip digital. Kemudian di klik dan akan berbunyi (rak) di mana arsip tersebut disimpan. Lalu menuju ke rak kita telusuri dengan HP, akan berbunyi lagi. Di mana arsip dokumen itu berada, akan menyala lampunya," kata Octo belum lama ini.

Octo menilai, melalui arsip digital yang dilengkapi suara tersebut memudahkan pencarian dokumen fisik IMB. Hal ini jika dibandingkan sebelumnya saat pencarian dokumen fisik IMB dilakukan secara manual. "Dengan sistem dan peralatan yang ada, bisa secepatnya dalam hitungan detik ditemukan dokumen fisik IMB yang dicari," ujar Octo.

Octo menjelaskan, sebelum ada inovasi tersebut, petugas harus mencari dokumen fisik IMB secara manual dengan membongkar semua arsip per kecamatan dan kelurahan. Padahal, katanya, ada ribuan dokumen fisik IMB yang disimpan di Kantor DPMPTSP atau Mal Pelayanan Publik (MPP) Kota Yogyakarta.

"Yang kami simpan adalah berkas dokumen IMB model lama yang belum digitalisasi. Khusus dokumen fisik IMB karena tidak boleh dihapus, jumlahnya bisa ribuan," jelasnya.

Sulitnya melakukan pencarian menjadi faktor bagi pihaknya menciptakan inovasi arsip digital itu. Meskipun begitu, saat ini belum semua dokumen fisik IMB yang masuk dalam sistem arsip digital.

Octo menuturkan, sekitar 80 persen dokumen fisik IMB model lama yang sudah masuk dalam sistem untuk pencarian dengan suara. "Yang lainnya masih kami cermati lagi untuk kita siapkan. Semoga akhir tahun bisa selesai semua," tambah Octo.

Bagi masyarakat yang membutuhkan arsip dokumen IMB digital, lanjut Octo, dapat mengajukan ke DPMPTSP. "Jadi kalau masyarakat membutuhkan dapat mengajukan secara online ke DPMPTSP, kita akan tanggapi secara online arsip digitalnya," katanya.